OIG identifica deficiencias en la administración del sistema Karibe del Registro de la Propiedad

La intervención reveló el uso incorrecto de cartas decrédito que pudieran afectar sobre $3.6 millones que no han sido redimidos

(San Juan, Puerto Rico)- Un examen realizadopor la Oficina del Inspector General (OIG) de Puerto Rico sobre el sistema deinformática Karibe del Registro Inmobiliario Digital de Puerto Rico (conocidocomo el Registro de la Propiedad), identificó múltiples deficiencias en laexpedición, uso y manejo de las cartas de crédito, que han permitido a notarioso presentantes no autorizados redimir créditos sin ser la persona originalmentedesignada.

Laintervención constató que el sistema generaba cartas de crédito sin indicar afavor de quién fueron expedidas, lo que permitía que estas fueran utilizadaspor personas distintas a la seleccionada por el presentante.

De acuerdo conel informe, en una muestra de 47 cartas de crédito con importes entre $5,070 y$49,544, se observó que dos cartas por un monto total de $26,850 fueronredimidas en nuevas presentaciones de documentos por un notario o presentantedistinto al que se había designado originalmente. La OIG destacó que lasituación tiene el efecto de generar confusión sobre la titularidad del créditoy podría exponer al Registro a reclamaciones legales y disputas, especialmentesi notarios o presentantes reclaman uso indebido.

El informeresaltó que el sistema Karibe está configurado de manera que, al generarse unacarta de crédito, el presentante indique a quién se notificará y enviará lacarta. Al momento de realizar la presentación, el sistema ofrece al presentanteseleccionar una de tres opciones como destinatario de la carta de crédito: elnotario, el presentante u otro. El sistema envía una notificación al correoelectrónico del destinatario seleccionado, indicando que se ha generado uncrédito, y adjunta la carta de crédito en formato PDF.

Sin embargo,de acuerdo con la intervención, la carta de crédito generada no indica a favorde quién fue expedida, lo que permite que esta sea utilizada por una personadistinta a la indicada por el presentante en las opciones mencionadas.

De acuerdo conlos hallazgos, el proceso de validación de una carta de crédito se limita aingresar el número de serie y confirmar que la carta no haya sido previamenteredimida, así como verificar que el importe coincida con el registrado en elsistema. Entre las causas del hallazgo, el informe resaltó que el directoradministrativo del Registro no había impartido las debidas instrucciones paraque la configuración del sistema Karibe provea que la carta de crédito generadaindique a favor de quién fue expedida, contrario a lo establecido en la Regla267.5 del Reglamento 8814.

A través deuna comunicación gerencial del 21 de enero de 2026, el director administrativocomentó el hallazgo y destacó que implementará mecanismos para que las cartasde crédito se expidan con el nombre del notario y otra persona, según sedisponga en la presentación. La OIG reconoció el compromiso del Registrador deconfigurar el sistema Karibe para que la carta de crédito se expida a nombredel beneficiario. Sin embargo, destacó que la propia respuesta gerencial admiteque estas medidas requieren ajustes de programación aún pendientes, por lo que,a la fecha de emisión del informe, se encuentran en etapa de planificación ysin evidencia de implementación ni efectividad.

Las cartas decrédito de Karibe son aquellas que emite el sistema Karibe con ocasión delretiro de un documento o cuando se inscribe un documento con aranceles pagadosen exceso.

Al mismotiempo, la OIG destacó que, a través de la intervención, encontraron que todousuario con credenciales de técnico, supervisor y registrador en el sistematiene acceso al módulo que contiene las cartas de crédito redimidas y sinredimir, permitiendo la posible descarga e impresión de las cartas sin redimirsin restricción alguna y sin requerir la aprobación de un nivel superior comomedida de control. Para el período del 1 de julio de 2023 al 6 de mayo de 2025,se encontraban sin redimir 22,452 cartas de crédito por un total de$3,663,690.75, cifra que ilustra la magnitud del riesgo que representa laausencia de estos controles.

El informeresaltó que la falta de controles sobre el acceso puede tener el efecto del usoincorrecto de cartas de crédito y otras irregularidades operacionales,afectando la transparencia y credibilidad del proceso registral. La OIG indicóque la redención sin autorización y la falta de controles sobre los accesos sonatribuibles a la falta de supervisión efectiva de las operaciones relacionadascon el control, manejo y uso de las cartas de crédito.

De igualforma, la intervención identificó debilidades en los procesos de creación,mantenimiento y cancelación de accesos al sistema. Entre ellas, se documentó lafalta de procedimientos formales para la administración de cuentas conprivilegios, el uso compartido de credenciales administrativas, la permanenciade accesos activos luego de la terminación de contratos y retrasos en ladesactivación de cuentas de personal que ya no laboraba en la entidad.

Por otraparte, la OIG identificó falta de controles en la Oficina del Helpdesk-Karibe,que reflejaron que personal adscrito al área con credenciales ilimitadas desuperadministrador del sistema Karibe tenía, a su vez, funciones de técnicosdel Registro de la Propiedad, incluyendo el estudio y despacho de documentosvariados de cancelaciones de hipotecas, compraventas, declaratorias deherederos, servidumbre, expropiaciones, particiones de bienes, entre otros.

Según elinforme, la situación identificada es contraria al Federal InformationSystem Controls Audit Manual (FISCAM), promulgado por el GovernmentAccountability Office (GAO), y permite que un mismo empleado controle etapascríticas del proceso registral y del sistema Karibe, lo que incrementa elriesgo de errores, irregularidades y uso indebido de privilegios sin detecciónoportuna. El examen identificó también deficiencias en la seguridad delsistema, debido a que no se han realizado pruebas de vulnerabilidad en laaplicación.

La OIG incluyóen el examen múltiples recomendaciones que la gerencia deberá implementar ypresentar evidencia de las medidas tomadas, de manera que se corrijan en sutotalidad las situaciones señaladas en los hallazgos. De igual forma, laagencia fiscalizadora incluyó en el informe las comunicaciones gerenciales sostenidascon el Departamento de Justicia, quien tuvo la oportunidad de comentar loshallazgos del examen.

El examencomprendió el período del 1 de enero de 2023 al 21 de enero de 2026 y estuvodirigido a determinar la efectividad de los controles internos implementadospara la administración y operación del sistema registral. El sistema Karibe, enoperación desde marzo de 2016 bajo la Ley Núm. 210-2015, permite a notarios yotros usuarios registrados realizar trámites relacionados con la propiedad, conla presentación de escrituras, estudios de títulos y búsqueda de propiedades,de forma digital.

La OIG exhortaa la ciudadanía a denunciar irregularidades relacionadas con el uso de fondos ypropiedad pública a través de la línea confidencial (787) 679-7979, el correoelectrónico informa@oig.pr.gov y la página web oig.pr.gov/informa.

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Sobrela Oficina del Inspector General

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